Netwerkversterking van plan naar praktijk

Fluvius wees de opdracht toe aan TM UltraQS, TM Power4All, TM Solutions 30 Field Services en APK Group. Bouwkroniek keek bij APK Group – de enige solospeler naast de drie tijdelijke maatschappen - binnen om te ontdekken hoe het deze ambitieuze doelstelling waarmaakt. APK Group kreeg drie Fluvius-regio’s toegewezen: Limburg-Zuid, Hageland-Dijle (regio rond Leuven) en Zenne-Dender (regio Aalst-Ninove). De afdeling Ultranetters binnen de infrastructuurgroep – die in 2025 werd bekroond tot Limburgse onderneming van het jaar – beheert het contract in de praktijk. “Het projectbeheer organiseren we over de drie Fluvius-regio’s heen. Zo verzekeren we een uniforme aanpak en het werken volgens identieke processen. Fluvius heeft zo ook maar één uniek aanspreekpunt voor de drie regio’s. De uitvoering organiseren we lokaal vanuit onze filialen. Ons filiaal in Genk – de Ultranetters-Oost – staat in voor Limburg-Zuid en Hageland-Dijle, ons filiaal in Dendermonde – Ultranetters-West – neemt de regio Zenne-Dender voor zijn rekening”, opent Sam De Bruyn business unit manager van de Ultranetters. 

Van conceptplan naar uitvoerbaar dossier

Het takenpakket is omvangrijk en complex. APK moet niet alleen kabels in de grond leggen, maar het volledige traject beheren: van studie en voorbereiding over uitvoering en indienstelling tot as-built documenten en nazorg. “Als je weet dat een gemiddeld dossier 500 meter beslaat, dan betekent dat zo’n 400 tot 450 dossiers op jaarbasis om het quotum van 225 kilometer te behalen”, rekent Sam De Bruyn voor. Qua beheersbaarheid en opvolging is dat een serieuze inspanning. “Het proces start wanneer Fluvius projecten publiceert. We ontvangen bij zo’n publicatie conceptplannen. Dat zijn ruwe schetsen waarop staat aangegeven hoe een kabel van punt A naar punt B geplaatst dient te worden. Op basis van deze schetsen starten we een intakeproces waarbij we dossiers maximaal proberen te bundelen. Na die bundeling volgt een straatonderzoek met onder andere een risicoanalyse. Tijdens dat plaatsbezoek brengen we alle uitdagingen in kaart. Met die kennis verrijken we het conceptplan van Fluvius tot een uitvoerbaar design”, legt Sam De Bruyn uit. “Eenmaal het design goedgekeurd treffen we de nodige voorbereidingen zoals het bestellen van materialen en het aanvragen van de nodige signalisatievergunningen en domeintoelatingen.”

Geclusterd werken

Een van de sleutels tot succes is de geclusterde werking die APK hanteert. Deze aanpak was geen eis van Fluvius, maar een eigen oplossing. “We proberen maximaal per gemeente of stad te werken, een aantal weken of maanden na elkaar”, verduidelijkt Sam De Bruyn. “We zoeken binnen een stad of gemeente naar aaneengesloten gehelen en werken die uit tot uitvoeringsdossiers. Tijdens het plaatsen van de kabels proberen we niet meer dan twee uitvoeringsploegen in te zetten. Ze zetten we niet de hele gemeente overhoop, houden we de verplaatsingen minimaal en blijft de hinder geclusterd.”

Momenteel draait APK op volle capaciteit met 14 aanlegploegen, een mix van eigen medewerkers en onderaannemers. Elke ploeg telt gemiddeld vijf mensen. Daarbovenop werken zo’n dertig tot veertig mensen aan de studies, administratie, het coördineren van de activiteiten op het terrein en het technisch verbindingswerk. “Een bottleneck in het totaaltraject is het overkoppelen van huisaansluitingen van oude naar nieuwe netten”, merkt Sam De Bruyn op. “De gekwalificeerde specialisten zijn maar beperkt beschikbaar en het opleidingstraject om de kwalificatie te behalen is lang.”

Om intern het volledige proces goed te kunnen sturen en beheersen, rolt APK momenteel een nieuw IT-systeem uit. “Dat kadert in ons APK-Nexus-verhaal. APK Group groeit snel via onder andere overnames van andere bedrijven. Elk van die bedrijven werkt op een andere manier. Met APK-Nexus integreren we maximaal naar één platform voor financiën, operaties, planning en nazorg. Het Ultranetters-project is de piloot binnen APK. We kozen er ook bewust voor om zo snel mogelijk live te gaan met het IT-systeem. Zo leren we elke dag bij en effenen we het pad voor de andere afdelingen.”

Lessen uit anderhalf jaar uitvoering

Het project verloopt niet zonder hobbels. “We zijn er in het begin bijvoorbeeld vanuit gegaan dat we zo goed als alle dossiers die Fluvius publiceert ook kunnen uitvoeren. Maar we merkten veel uitval door synergieën met andere nutsleidingen of lokale besturen die niet op de hoogte waren van het volume”, reflecteert Sam De Bruyn. Daarop heeft APK zijn aanpak bijgestuurd. “We laten belanghebbenden – zoals de besturen – nu zo vroeg mogelijk mee sturen in het traject. Zo leren we tijdig wanneer een dossier – om welke reden dan ook – uitgesteld dient te worden. Het geeft ons het comfort dat we geen inspanningen steken in dossiers die pas later in uitvoering kunnen gaan.”

De cultuur van continue verbetering zit diep verankerd binnen de Ultranetters. “De afgelopen twee jaar hebben we 241 actiepunten gedefinieerd. Dat gaat van kleine dingen – zoals een onduidelijke aanduiding op een plan – tot grotere zaken. Voor ieder actiepunt werken we corrigerende maatregelen – gekoppeld aan een deadline - uit en vertalen die in onze processen”, zegt Sam De Bruyn.

Daarnaast auditeert Fluvius het contract sterk. Gemiddeld tweemaandelijks krijgt APK een externe systeemaudit over alle topics: uitvoering, planning, logistiek, … “Dat helpt ons ook om continu de eigen werking in vraag te stellen en verbeteringen aan te brengen. We hebben er al veel uit geleerd en maatregelen geïmplementeerd die tot een meer mature organisatie leiden”, erkent Sam De Bruyn.

Hinder beperken met innovatieve tools

Hinderbeperking was een belangrijk aandachtspunt in de aanbestedingsprocedure. APK ontwikkelde daarom binnen het bedrijf de Minderhinderapp. “Die werkt een beetje zoals Instagram”, legt Sam De Bruyn uit, “ Bewoners, openbare besturen en geïnteresseerden kunnen een aantal werven volgen en krijgen info op basis van hun profiel. Ze kunnen reageren op berichten en vragen stellen. Bij een wijziging in de planning krijgen ze een update. De projectmanager krijgt een inzicht in de interactie binnen de app. Dat laat toe analyses te maken en rapporten te delen met Fluvius of het betrokken bestuur. Daarnaast hebben we een specifieke klachtenapp. Via borden met een QR-code op de werf kunnen omwonenden rechtstreeks een klacht indienen. Onze omgevingsmanager volgt de klachten op en zoekt naar oplossingen. Ook hier doen we analyses op om onze aanpak waar mogelijk te verfijnen”, zegt Sam De Bruyn.

De werfleiders zijn een laatste schakel in de hinderbeperking. “Elk van hen voert per aanlegploeg minstens één werkplekinspectie per week uit. We checken daarbij of er voldoende loopbruggen liggen, of opritten bereikbaar zijn, of zand van de weg ligt. Wanneer we voor een handelspand of tankstation werken, gaat de werfleider enkele dagen voordien langs om maatregelen af te spreken om de bereikbaarheid te verzekeren”, somt Sam De Bruyn op.

Coördinatie met stakeholders

Verder beperkt APK de hinder door de werkzaamheden af te stemmen met andere nutswerken binnen een gemeente. Zodra Fluvius een aantal dossiers activeert, wordt via het klassieke GIPOD-systeem een melding gelanceerd waarbij andere nutsmaatschappijen worden bevraagd. “Wanneer er aanpassingen aan andere netwerken nodig zijn, neemt APK de laagspanning en eventueel telecom voor zijn rekening”, verduidelijkt Sam De Bruyn. “Zwaardere leidingen lopen via de klassieke Synductis-werking. Zo zorgen we dat niet wij de sleuf openen en over een half jaar de volgende partij.”

Richting de betrokken gemeenten zijn er drie contactmomenten. Een eerste keer wanneer het dossier wordt geactiveerd om de doelstelling uit te leggen. Nadat GIPOD is doorlopen, gaat APK fysiek naar het bestuur om de dossiers high level voor te stellen en eventuele feedback te krijgen. Tot slot overlopen ze het low level design met de gemeente: waar moet een voetpadkast verplaatst worden, waar komt een nieuwe boring? “Zo kan de gemeente een stuk meesturen”, besluit De Bruyn.