Betrouwbare offertes? Vergelijk wat je verwacht met wat je bereikt

Je kan het eenvoudig houden en toch veel leren

Je hoeft niet meteen naar een ‘perfecte rentabiliteit’ te streven. Start met een algemene diagnose op basis van de gegevens die je al hebt: je offerte, je facturen en je urenregistratie.

Stap 1: verzamel de directe kosten van de werf

Maak een overzicht van alle directe kosten, dat wil zeggen alles wat je daadwerkelijk aankocht en gebruikte voor deze werf. Denk aan materialen en goederen, onderaanneming, afvalverwerking, huur, klein gereedschap, werfinrichting ... Het doel is niet om een analytische kostenberekening uit te voeren, maar om een realistisch totaal te krijgen van de uitgaven die rechtstreeks verband houden met de werken.

Stap 2: schat de benodigde uren bij de offerte

Neem het totale bedrag van de offerte (of de aanbesteding) en trek daar de volgende elementen van af:

• de directe kosten
  
• een schatting van de indirecte kosten (administratie, voertuigen, werkplaats, verzekeringen ...)
  
• je streefmarge.
  

Het resterende bedrag komt ongeveer overeen met de arbeidskosten (en onvoorziene kosten) (zie afbeelding 1). Zet dit bedrag om in ‘verkochte’ uren volgens je uurtarief.

Stap 3: lees het resultaat

Vergelijk de theoretisch voorziene uren en de werkelijk gepresteerde uren. Zie je een duidelijk verschil, dan is dat al bruikbare informatie:

• ofwel zijn je rendementen slecht ingeschat. Heb je rekening gehouden met laden en lossen?
  
• ofwel zijn eventuele onvoorziene omstandigheden, moeilijkheden of bijkomende aanvragen niet in rekening gebracht. Zijn ze factureerbaar? Heb je je teams geraadpleegd om eventuele meerwerken te identificeren?
  
• ofwel duurde de uitvoering langer dan verwacht. Is dat gerechtvaardigd? Komt het door een gebrek aan toezicht? Of een technisch probleem?
  

Deze globale diagnose is snel, mogelijks zelfs automatisch en geeft je een eerste indicatie van de rentabiliteit. Hij geeft alleen geen antwoord op de belangrijkste vraag: waar win of verlies je precies?

Drie gewoontes voor betrouwbare offertes

Het goede nieuws is dat je de gedetailleerde analyse niet achteraf hoeft uit te voeren wanneer je er niets meer aan kan veranderen. Bereid de vergelijking al voor bij de start van de werf, dan kan je regelmatig opvolgen wat je verwachtte en bereikte en concrete conclusies trekken voor je volgende offertes.

Gewoonte 1: volg de directe kosten op

Concentreer je op de directe kosten. Zij zijn verantwoordelijk voor de meeste afwijkingen tussen de verwachte en de werkelijke brutomarge. De andere posten (algemene kosten, financiële kosten ...) kan je in een later stadium analyseren.

Gewoonte 2: werk met een referentie- en een controleversie

Bewaar na aanvaarding van de offerte een referentieversie (die als basis dient). Maak daarnaast een versie voor ‘werfopvolging’ waarin je regelmatig vergelijkt wat je verwachtte en wat je effectief realiseert. Het is niet de bedoeling om je offerte opnieuw te maken, maar om een stabiele basis te hebben waarop je kan vergelijken en beslissen.

Gewoonte 3: gebruik één code per post

Gebruik een gemeenschappelijke taal in je offerte en op de werf om problemen bij de eindbeoordeling te voorkomen. Kies 5 tot 15 terugkerende posten binnen jouw bedrijf en geef elke post een eenvoudige code (01, 02 ...) (zie afbeelding 2). Pas deze code toe om de gewerkte uren, aankopen, onderaanneming, huur, machines en, indien mogelijk, voortgang (uitgevoerde hoeveelheden) bij te houden.

Praktische tip: laat je teams werken met een korte keuzelijst van posten in plaats van vrije tekst. Zo verlies je geen tijd met het interpreteren van wat er ingevoerd is.

Hoe vaak moet je de vergelijking uitvoeren?

Je hoeft geen perfecte dagelijkse analyse uit te voeren. Voor veel bedrijven volstaat een wekelijkse opvolging van 20 tot 30 minuten:

• controleer twee of drie ‘kritische’ posten (die de meeste uren of aankopen vereisen)
  
• identificeer afwijkingen die een welbepaalde drempel overschrijden (bv. +10 % uren of materialen)
  
• onderneem actie, zoals de werkwijze aanpassen, opnieuw onderhandelen of een toeslag aanrekenen.
  

Einde van de werken: een nuttige en vereenvoudigde samenvatting

Als je de kosten en uren tijdens de werken gecodeerd hebt, dan verloopt de eindanalyse veel eenvoudiger:

• welke posten wijken het meest af (in aankopen of in uren)?
  
• wat is de belangrijkste oorzaak van deze afwijking (hoeveelheden, aankoopprijs, opbrengst, onvoorziene omstandigheden, coördinatie, wijzigingen)?
  
• welke concrete lessen kan je hieruit trekken voor de volgende offerte (eenheidsprijs, rendementsaanname, verdere uitwerking van een post, betere definitie van een clausule)?
  

Ga meteen aan de slag

Voer op je volgende werf de algemene diagnose ‘in grote lijnen’ uit. Kies vervolgens een paar sleutelposten, geef ze een eenvoudige code en volg wekelijks het verwachte en het bereikte op. In slechts enkele werven ga je van een soms vaag eindresultaat naar een gestructureerd systeem dat je offertes post per post betrouwbaarder maakt en je eenheidsprijzen duurzaam verbetert.