Nieuwe registratieregels in 2027: geotracer koppelt tijdregistratie aan werf- en materieelbeheer

Vanaf 1 april 2027 vervangt Check In and Out at Work het bestaande Checkinatwork-systeem voor werken in onroerende staat. De regeling geldt voor bouwwerven met een totale waarde van minstens 500.000 euro exclusief btw en voor de levering van stortklaar beton op die werven.

Vandaag volstaat een aanwezigheidsregistratie vóór de start van de werkzaamheden. Die kan ook vooraf gebeuren. Vanaf april 2027 moeten medewerkers hun aankomst en vertrek in realtime op de werkplaats registreren. Vooraf registreren kan dan niet meer.

De verplichting geldt ook voor zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs op de betrokken werven. Zowel de betrokken personen als de onderneming die hen tewerkstelt, zijn verantwoordelijk voor een correcte registratie.

Daarnaast wil de federale regering vanaf 1 januari 2027 algemene arbeidstijdregistratie invoeren. Werkgevers moeten daarmee effectief gepresteerde arbeidstijden objectief en betrouwbaar vastleggen. De wetgeving is nog niet definitief goedgekeurd. De precieze verplichtingen en ingangsdatum kunnen dus nog wijzigen.

Arbeidstijd en aanwezigheid zijn niet hetzelfde

Bouwbedrijven moeten vandaag onderscheid maken tussen arbeidstijd- en aanwezigheidsregistratie. De eerste registreert gewerkte uren, de tweede wanneer iemand op een bepaalde werf aanwezig is.

Dat is vooral relevant in de bouw, waar medewerkers vaak op verschillende locaties werken. Een werkdag begint bijvoorbeeld met een verplaatsing vanuit het magazijn, gevolgd door werkzaamheden op meerdere werven. Niet alle activiteiten vallen samen met de geregistreerde aanwezigheid op één werf.

Een registratiesysteem moet die gegevens kunnen verwerken volgens de toepasselijke regelgeving. Ook de identificatie van medewerkers speelt daarbij een rol.

Registratie via een persoonlijke badge

GeoTracer ontwikkelde een systeem waarbij medewerkers zich met een persoonlijke badge identificeren in hun bedrijfsvoertuig. De registratie wordt aan de werknemer gekoppeld en centraal verwerkt in GeoFleet, het beheersplatform.

Afhankelijk van de modules registreert het systeem arbeidstijden, verplaatsingen en werfactiviteiten. Die gegevens kunnen dienen voor de voorbereiding van de loonadministratie en de berekening van verplaatsingsvergoedingen.

De badge is een alternatief voor een smartphone of afzonderlijke applicatie. Dat is interessant voor bedrijven met medewerkers die vaak van werf wisselen of niet altijd een smartphone hebben.

Bij mobiele toepassingen zijn gebruikers afhankelijk van hun toestel, de juiste instellingen en het consequent registreren. Een badge vereenvoudigt die handelingen, al blijft correcte identificatie noodzakelijk.

GeoTracer kan gegevens ook koppelen aan de verplichte aanwezigheidsregistratie. Die koppeling moet voldoen aan de technische en wettelijke vereisten van Check In and Out at Work. Registratie bij het instappen in een voertuig vervangt immers niet automatisch de verplichte registratie bij aankomst op de werf.

Van urenregistratie naar nacalculatie

Tijdregistratiegegevens kunnen ook dienen voor de financiële en operationele opvolging van bouwprojecten.

Een belangrijk onderdeel is de nacalculatie. Bij een offerte worden arbeidsuren en kosten geraamd. Tijdens de uitvoering is niet altijd duidelijk hoeveel tijd afzonderlijke werkzaamheden daadwerkelijk vragen.

Door uren aan projecten toe te wijzen, kunnen aannemers de werkelijke personeelskosten vergelijken met de oorspronkelijke calculatie. Zo worden afwijkingen tussen geraamde en gepresteerde uren zichtbaar.

Dat helpt ook bij toekomstige offertes. Vragen bepaalde werkzaamheden systematisch meer tijd dan voorzien, dan kunnen bedrijven hun calculaties bijsturen. De kwaliteit van de analyse hangt af van de nauwkeurige koppeling tussen medewerkers, activiteiten en werven.

GeoTracer bundelt de gegevens in GeoFleet. Bedrijven kiezen modules naargelang hun activiteiten en de informatie die ze willen opvolgen.

Ook voertuigen en materieel opvolgen

Voertuigen, machines en ander materieel vertegenwoordigen naast arbeidsuren een aanzienlijk deel van de werfkosten. Inzicht in hun inzet helpt bij een betere planning.

GeoTracer biedt ook wagenpark- en materieelbeheer. Via voertuigregistratie volgen bedrijven verplaatsingen op. Bij machines en materieel zijn vooral gebruiksuren en locatie relevant.

Draaiuren registreren helpt bijvoorbeeld om onderhoud te plannen. Bedrijven zien ook hoe hun materieel over verschillende projecten wordt ingezet.

Door die gegevens aan de werfadministratie te koppelen, ontstaat een ruimer overzicht van de projectkosten. Naast arbeidsuren telt dan ook de inzet van voertuigen en machines mee.

Alle toepassingen zitten in hetzelfde platform. Bouwbedrijven kunnen beginnen met tijdregistratie en later functies toevoegen.

Digitalisering vraagt duidelijke afspraken

Digitale registratie vraagt meer dan een badge of software installeren. Bouwbedrijven moeten bepalen wie registreert, hoe fouten worden gecorrigeerd en waarvoor gegevens worden gebruikt.

Ook privacy en toegang tot informatie verdienen aandacht. Zeker bij de combinatie van arbeidstijden, voertuigbewegingen en werflocaties zijn duidelijke afspraken met medewerkers nodig.

De aangekondigde wetswijzigingen zijn aanleiding om bestaande registratiemethoden te evalueren. Systemen zoals GeoFleet kunnen administratieve en operationele processen bundelen.

De meerwaarde hangt af van betrouwbare gegevens en hun toepassing in de dagelijkse bedrijfsvoering. Correcte registratie is het vertrekpunt; de koppeling met werfkosten, materieel en planning kan ook bijkomende inzichten opleveren.